1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:
2. Inspektor ochrony danych
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych prosimy o kontakt bezpośrednio z administratorem na adres rajck@op.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby firmy.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
3.1. Obsługa zapytań przez formularz kontaktowy
Cel: przygotowanie oferty, odpowiedź na zapytanie ofertowe, kontakt zwrotny.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda).
3.2. Realizacja umowy o świadczenie usług
Cel: wykonanie usługi czyszczenia / mycia, kontakt w trakcie realizacji, rozliczenia.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
3.3. Wypełnienie obowiązków prawnych
Cel: wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych, archiwizacja dokumentów księgowych, obsługa reklamacji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej.
3.4. Marketing własny i kontakt z dotychczasowymi klientami
Cel: informowanie o ofercie, kontakt po zakończeniu realizacji, prośba o referencje.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora).
3.5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
Cel: obsługa ewentualnych roszczeń wynikających z zawartych umów.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora).
4. Kategorie przetwarzanych danych
W zależności od formy kontaktu i zakresu współpracy przetwarzamy następujące kategorie danych:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail.
- Dane dotyczące zlecenia: typ obiektu, lokalizacja obiektu, orientacyjna powierzchnia, opis prac.
- Dane do faktury: nazwa firmy, NIP, adres do doręczeń.
- Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce — przetwarzane jedynie tymczasowo przez dostawcę hostingu w celu zapewnienia działania serwisu.
Nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa (art. 10 RODO).
5. Odbiorcy danych
Twoje dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców (działającym jako podmioty przetwarzające na podstawie umów powierzenia w trybie art. 28 RODO):
- Vercel Inc. (USA) — dostawca hostingu strony internetowej. vercel.com/legal/privacy-policy →
- Resend, Inc. (USA) — dostawca usługi obsługi formularza kontaktowego (transactional email). resend.com/legal/privacy-policy →
- Google Ireland Ltd. (Irlandia / USA) — dostawca usługi Google Maps Embed wykorzystywanej do wyświetlania mapy lokalizacji firmy w sekcji Kontakt. policies.google.com/privacy →
- Biuro rachunkowe obsługujące administratora (na potrzeby prowadzenia rozliczeń podatkowych).
- Operatorzy pocztowi i firmy kurierskie — w zakresie korespondencji i dokumentów.
- Organy państwowe i sądy — wyłącznie gdy obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.
6. Transfer danych do państw spoza EOG
W związku z korzystaniem z usług wymienionych w pkt 5, niektóre Twoje dane mogą być przekazywane do państw trzecich poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (głównie USA).
Transfer odbywa się na podstawie:
- Decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych w ramach EU–US Data Privacy Framework (DPF) — w zakresie podmiotów certyfikowanych w DPF;
- Standardowych klauzul umownych (SCC) przyjętych przez Komisję Europejską (decyzja 2021/914) — jako dodatkowego zabezpieczenia transferu.
Możesz uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń poprzez kontakt z administratorem.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy nie dłużej niż wymagają tego cele ich przetwarzania:
- Zapytania ofertowe niesfinalizowane: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu.
- Dane wynikające z umowy: przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń (zwykle 3 lata, w obrocie B2B również 3 lata).
- Dokumentacja księgowa i podatkowa: przez okres wymagany przepisami prawa, tj. co najmniej 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody (marketing): do momentu wycofania zgody.
- Logi serwera: zgodnie z polityką dostawcy hostingu, zwykle do 30 dni.
8. Twoje prawa (RODO)
W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — możesz uzyskać informację o tym, jakie dane przetwarzamy oraz otrzymać ich kopię.
- Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO) — możesz żądać usunięcia swoich danych w przypadkach określonych przepisami.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
- Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu administratora oraz wobec marketingu bezpośredniego.
- Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem.
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Organ nadzorczy: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl →
Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem rajck@op.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
9. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje
Twoje dane osobowe nie podlegają profilowaniu w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO ani decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają (art. 22 RODO).
11. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka przetwarzania (art. 32 RODO), w tym:
- szyfrowanie transmisji danych z wykorzystaniem protokołu HTTPS / TLS 1.3,
- regularne aktualizacje oprogramowania i komponentów,
- ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych,
- kopie zapasowe i procedury odtwarzania,
- procedury reagowania na naruszenia ochrony danych zgodne z art. 33–34 RODO,
- walidację i filtrowanie danych wprowadzanych w formularzach (zabezpieczenie przed atakami iniekcyjnymi),
- ochronę przed spamem i nadużyciami w formularzu kontaktowym (mechanizm honeypot).
12. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub przygotowania oferty. W przypadku zawarcia umowy — podanie danych identyfikacyjnych, kontaktowych i adresowych jest wymogiem ustawowym (m.in. dla potrzeb wystawienia faktury) i umownym; konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości realizacji umowy.
13. Zmiany w polityce prywatności
Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana — w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, zmian w sposobie świadczenia usług lub w wyniku rekomendacji organów nadzorczych. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie z datą ostatniej aktualizacji widoczną na początku dokumentu.
O istotnych zmianach — w szczególności dotyczących nowych celów lub kategorii odbiorców danych — poinformujemy w widoczny sposób, np. mailowo lub przez komunikat na stronie głównej.
14. Kontakt w sprawach danych osobowych
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw przysługujących Ci na mocy RODO możesz skontaktować się z nami:
E-mail: rajck@op.pl
Telefon: +48 509 642 985
Korespondencyjnie: Grotexplus, ul. Panoramiczna 3, 25-503 Kielce
Niniejszy dokument został przygotowany na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym: RODO, Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, Ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne, Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 oraz wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD).